Ondersteuning medewerkers tijdens coronacrisis

Overheidsmaatregelen en richtlijnen hebben consequenties voor het dagelijks werk en de medewerkers. De gevolgen van de coronacrisis worden door iedereen gevoeld. Als leidinggevende probeer je grip op de situatie te houden.

Betrokkenheid bij fysieke afstand
Belangrijk gegeven is dat mensen over het algemeen heel goed in staat zijn om met tegenslag en veranderingen om te gaan. Mensen zijn veerkrachtig en hebben doorgaans een groot aanpassingsvermogen. Als leidinggevende wil je de medewerkers zo goed mogelijk ondersteunen in deze coronacrisis. In deze blog vind je algemene en specifieke informatie voor situaties die vanwege de coronacrisis kunnen voorkomen.

• Stel gerust door uit te leggen dat het overschakelen naar een andere werkwijze om aanpassing en gewenning vraagt en dat dat medewerkers daar de tijd voor mogen nemen.
• Neem tijd en ruimte om belangstelling en begrip te tonen voor en te luisteren naar wat medewerkers ervaren. Niet alleen nu maar ook voor de komende periode.
• Iedereen reageert anders op stress. Probeer proactief een vinger aan de pols te houden over wat er speelt bij je (individuele) medewerkers en welke behoeftes er bestaan.
• Informeer actief naar hoe het gaat met mensen.
• Stel concrete vragen: ‘Waar loop je tegenaan? Wat kan ik voor je doen’, of: ‘Kan ik dit voor je doen’ (dus niet alleen ‘Geef aan als ik iets voor je kan doen’).

Zorg dat bekend is waar aanvullende ondersteuning (bijvoorbeeld door een bedrijfsarts, werkplekadviseur of een stress- en burnoutspecialist) te vinden is – dat kan in deze tijden minder voor de hand liggen dan normaal.

Lees ook: Dit kun je doen als je een medewerker ziet worstelen

Medewerkers die thuis werken
Voor medewerkers kan de overgang om thuis te moeten werken erg plotseling zijn. De beschreven praktische ondersteuning kan hierbij helpen. Toch kan de nieuwe situatie ertoe leiden dat mensen in een sociaal isolement raken. Dit wordt verergerd doordat sportfaciliteiten en culturele instellingen (regelmatig weer) gesloten zijn en contact met familie en vrienden beperkt is. De zorg voor kinderen in combinatie met thuiswerken kan een extra belasting zijn.

• Vraag hoe het met de thuiswerker gaat, zowel met het werken als in hun privésituatie.

• Bedenk oplossingen om als team mentaal fit te blijven; stimuleer verbondenheid bijvoorbeeld door middel van een online koffiemoment of ‘gezamenlijke’ lunch met collega’s, het uitwisselen van ‘energizers’ of het delen van ervaringen. Contact tussen collega’s kan gefaciliteerd worden door bijvoorbeeld een appgroep in te richten voor wie dat wil.

Bied praktische ondersteuning voor thuiswerkers
Wat de huidige situatie vooral ingewikkeld maakt, is dat medewerkers niet zelf hebben gekozen voor het thuiswerken. Het belangrijkste voordeel van thuiswerken is dat je autonomie geeft aan medewerkers bij wie dat goed past. Nu bepaalt de organisatie opeens voor iedereen tegelijk dat er thuisgewerkt moet worden. Voor sommige medewerkers past het thuiswerken minder goed. Geef praktische hulp zoals:

• Voorzie medewerkers van de juiste middelen om thuis te kunnen werken. Bijvoorbeeld door bureaus, computers of laptops te regelen.

• Bied hulp bij het aanbrengen van routine in de (werk)dag, waarin ook ruimte gemaakt wordt voor rust en/of beweging. Een efficiënte werkdag begint met discipline. Op tijd naar bed gaan en op dezelfde tijd opstaan is erg belangrijk voor een goede routine.

• Als men thuiswerkt, is dit extra van belang dat het rustig is, omdat er geen omgevingsdruk is. Thuiswerken kan tot gevolg hebben dat men minder voor elkaar krijgt, of juist teveel doet en zo zichzelf voorbij loopt.

• Bied hulp bij het kiezen van een aantal momenten in de week voor een kort onlineoverleg. Creeër  momenten voor contact zodat medewerkers op de hoogte blijven en betrokken blijven bij de ontwikkelingen in de organisatie en elkaar. Het elkaar spreken is belangrijk, maar maakt het ook mogelijk elkaar te zien.

• Doseer de informatietoevoer over de coronacrisis. Tijdens deze coronacrisis is de behoefte aan nieuws nauwelijks te lessen en dat is even logisch als inefficiënt: Al dat onophoudelijke nieuws leidt enorm af en brengt dat men in negatieve emoties terechtkomt.

• Geef fysiek of ergonomisch advies over een gezonde werkhouding (bijv. over schermhoogte), of vraag een werkplekadviseur voor hulp en voorkom zo klachten.

Aandacht
Vanwege de ervaren druk om werkzaamheden met betrekking tot het coronavirus te blijven uitvoeren, kunnen medewerkers zichzelf voorbij lopen. Ook als mensen geen symptomen van het coronavirus vertonen, kunnen zij bezorgd zijn om ziek te worden. Als medewerkers bang zijn om ziek te worden, geven ze misschien aan dat ze niet meer naar het werk of afspraken durven te gaan, of dat ze taken niet willen of durven uitvoeren. Daarnaast is het mogelijk dat medewerkers angst hebben over het voortbestaan van de organisatie of hun baan. Dit zijn redenen om als leidinggevende extra aandacht te geven aan het welzijn van medewerkers.

• Beoordeel of het bestaande opvang- en nazorgbeleid nog passend is in deze fase en pas het zo nodig aan. Waar opvang en nazorgbeleid zich normaal gesproken veelal toespitst op een ingrijpende gebeurtenis op een specifiek moment en op een specifieke plek, vereist opvang nu juist om in te spelen op een langdurig stressvolle situatie.

• Toon erkenning voor de gevoelens van de medewerker en benadruk dat dit normale reacties zijn in deze omstandigheden.

• Bespreek eventuele stressklachten en wees daarbij alert op klachten die om aanvullende ondersteuning vragen. Dit kan nodig zijn als er sprake is van verminderd functioneren door bijvoorbeeld overmatig piekeren, sterke angstklachten, slaapproblemen en somberheidsklachten of als eerdere ingrijpende gebeurtenissen weer omhoog komen en op de voorgrond komen te staan. Ook kunnen deze omstandigheden gevoelens van eenzaamheid en isolatie accentueren, waarvoor soms extra ondersteuning gewenst is.

Zorg goed voor jezelf
Zorg ook goed voor jezelf. Bespreek als leidinggevenden onderling hoe het met jullie zelf gaat en hoe je elkaar kunt helpen om (mentaal) fit te blijven. De tips voor medewerkers zijn hiervoor goed bruikbaar. Als nu geïnvesteerd wordt in veerkracht, komt dat ten goede aan jullie medewerkers en jullie organisatie.

Extra hulp: zo kort als mogelijk en zo lang als nodig is
Wil je de medewerker wat meer hulp bieden, verwijs dan door naar een van onze coaches. Kortdurende, oplossingsgerichte begeleiding door onze coaches helpt de medewerker om zich persoonlijk en professioneel verder te ontwikkelen en ziekteverzuim te voorkomen en terug te dringen.

  • Zorg voor een lage drempel door te investeren in de vergoeding van een coachingstraject, zodat jouw medewerker sneller hulp aanneemt en het zichzelf mag ‘gunnen’ en daardoor meer gemotiveerd zal zijn
  • Bekijk of de vergoeding onder het persoonlijk- opleidings- of scholingsbudget kan vallen

Coaching van medewerkers
Begeleiding kan worden ingezet bij de volgende arbeidsgerelateerde situaties:

  • Ter preventie van verzuim
  • Verandering van functie of bij organisatieveranderingen
  • Ontwikkeling vaardigheden en competenties
  • Re-integratie en loopbaanvraagstukken
  • Verbeteren van persoonlijk effectiviteit en communicatie
  • Stress, overspannenheid en burn-out
  • Aanpassingsproblemen bij aanpassing functie
  • Werkgerelateerde problemen
  • Motivatieproblemen
  • Problemen uit de privésfeer die van invloed zijn op het werk

We hopen je met deze aandachtspunten praktische handvatten te bieden in deze uitzonderlijke situatie. Heb je behoefte aan een advies op maat? Kijk dan bij Coaching voor medewerkers. Wil je met iemand persoonlijk van gedachten wisselen of vragen stellen, dat kan, neem dan contact op met een van onze coaches bij Perex (085 222 41 38).

Meer lezen:

Dit kun je doen als je een medewerker ziet worstelen

Minder stress op het werk

Voorkom burn-out op de werkvloer

Perex

Voor Gezonder Werken

Meer informatie

Meer weten over de mogelijkheden van een vitaliteitsprogramma in jouw organisatie en mogelijke interventies? Bekijk ons aanbod of neem contact met ons op, we helpen je graag.

GezonderWerkenmail

Was deze blog interessant voor je? Meld je dan aan voor de GezonderWerkenmail en ontvang 6x per jaar gratis praktische tips en inspiratie over Gezonder Werken op de werkvloer.